Správa registratúry

Hlavnou činnosťou podnikania spoločnosti HB Partners^® tesne po jej založení bola komplexná správa registratúry v spoločnostiach/ organizáciách. Zakladateľka spoločnosti a odborný garant sa správou registratúry zaoberá už viac ako 25 rokov na tej najvyššej úrovni a to na úrovni spolupráce so Slovenským národným archívom. Rokmi nadobudnuté teoretické, ako aj praktické skúsenosti denne využívame pri odbornej správe registratúry v spoločnostiach/ organizáciách našich klientov. V týchto spoločnostiach/ organizáciách poskytujeme svoje služby formou externej odbornej správy registratúry (outsourcing), alebo vo forme kompletného prebratia registratúry klienta do nášho interného registratúrneho strediska, kde sa s registratúrou vykonávajú všetky relevantné, zákonom definované úkony rovnako, ako keby bola táto registratúra uložená priamo u klienta. Absolútna diskrétnosť a lojalita ku klientovi je prioritou a samozrejmosťou. Viac o našich pracovných postupoch nájdete v ďalšom texte.

Priebeh vstupného a periodického auditu

Vstupný a periodický audit v spoločnosti/ organizácii pozostáva z týchto bodov:

Plán zavedenia odbornej správy registratúry 

Prvý krok :

1. Vstupné audity.
2. Vypracovanie plánov a poriadkov.
3. Schválenie plánov a poriadkov príslušnými štátnym archívom.

Druhý krok :

1. Veľké vstupné zaškolenie personálu.
2. Zaškolenie pracovníkov podateľne/ sekretariátu v rámci tvorby spisov.
3. Zavedenie elektronického registratúrneho denníka.
4. Zosúladenie používanej dokumentácie so zákonmi a normami SR.
5. Návrh prezentačnej pečiatky.

Tretí krok :

1. Prevzatie a spracovanie živej registratúry v zmysle registratúrneho plánu.
2. Uloženie spracovanej registratúry do príručných registratúr.

Štvrtý krok :

1. Prevzatie a spracovávanie neživej registratúry v zmysle registratúrneho plánu.
2. Uloženie a uskladnenie spracovanej neživej registratúry v registratúrnom stredisku*.
3. Periodické audity dodržiavania pravidiel správneho fungovania registratúry v spoločnosti/ organizácii.
4. Metodické vedenie podateľne/ sekretariátu.
5. Odborná správa registratúrneho strediska.
6. Pravidelné aktualizácie registratúrnych plánov a poriadkov.
7. Spracovanie a príprava vyraďovacieho konania registratúry po lehote uloženia.
8. Vyhotovovanie vyraďovacích zoznamov.  
9. Komunikácia a návštevy príslušného štátneho archívu v rámci schválenia predloženého vyraďovacieho konania.
10. Sprevádzanie pracovníkov štátneho archívu pri ich kontrolách.
11. Samotné fyzické vyradenie a likvidácia registratúry po jeho odsúhlasení príslušným štátnym archívom. 

* Registratúra môže byť uložená vo vlastných priestoroch spoločnosti, prípadne ak organizácia takýmito priestormi nedisponuje, vieme túto uložiť v našich interných priestoroch, v registratúrnom stredisku spoločnosti HB Partners^® .

Oznámenie o kontrole

V prípade, že Vám príde z MV SR takéto oznámenie o vykonaní kontroly a Vaša spoločnosť nepostupuje striktne podľa zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach, ako aj v zmysle príslušnej vyhlášky č. 628/2002 Z.z., viac v sekcii “ Legislatíva „, môže kontrolný orgán, t.j. príslušný štátny archív, udeliť sankciu za každé jednotlivé porušenie, čo môže v zmysle zákona predstavovať 11 bodov povinností vyplývajúcich pôvodcovi registratúry. Viac sa o výške pokút dozviete v odseku nižšie “ Sankcie a pokuty „.

Správne delikty a pokuty

Každý, aj ten najpedantnejší manažér, sa už neraz dostal do situácie, kedy si nevedel spomenúť, kde je uložený ten správny a v tej chvíli veľmi dôležitý záznam/ dokument. V takýchto situáciách sa naplno prejavia argumenty, prečo je tak dôležité správne fungovanie registratúry v spoločnosti. Rovnako dôležité je aj správne fungovanie účtovnej a technickej registratúry. V dnešných časoch vysokej fluktuácie pracovnej sily v spoločnostiach je potrebné mať všetky záznamy správne zaevidované, roztriedené, zoradené a uložené v príručnom a neskôr aj v registratúrnom stredisku. Veľmi dôležité je tiež vedieť správne (po uplynutí lehoty uloženia registratúry v registratúrnom stredisku) vyradiť túto registratúru v spolupráci s príslušným štátnym archívom. 

Správne fungujúca registratúra priamo zabraňuje vplyvom personálnych zmien na obeh a uloženie registratúry a zabezpečuje jej uchovanie pre budúce možné využitie a to nielen pre zdokumentovanie vlastnej histórie spoločnosti. Veľmi dôležitá je v prípadoch, keď ide o naozaj veľké peniaze. Vtedy môže jeden stratený záznam rozhodnúť o výhre, alebo prehre dôležitého súdneho sporu. Po takejto nemilej skúsenosti sa každý dobrý manažér musí vážne zamyslenie nad otázkou: „ Je naozaj potrebné dospieť až do takéhoto štádia, teda do štádia vážnej finančnej ujmy, aby bolo potrebné niekoho v spoločnosti/ organizácii presviedčať o potrebe správneho fungovania registratúry ? „

Podľa Zákona 395/2002, § 31, môže Ministerstvo vnútra SR uložiť pokutu spoločnosti/ organizácii za nižšie uvedené správne delikty do výšky:

33 200 € tomu, kto:

• zničí alebo poškodí archívny dokument
• odcudzí archívny dokument
• vyvezie archívny dokument bez povolenia ministerstva
• zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania

16 600 € tomu, kto:

• neumožní výkon štátneho odborného dozoru
• nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo minister
• neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy

3 320 €  tomu  kto:

• nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie
• nezabezpečí správu registratúry
• nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu
• umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany

Čo o nás napísalo MV SR

Najlepšou referenciou, akú si spoločnosť poskytujúca komplexnú správu registratúry môže želať, je vyjadrenie MV SR prostredníctvom príslušného štátneho archívu k jeho poskytovaným službám. Nižšie uvedený text bol vyňatý zo stránky MV SR oddiel „Kontrolná činnosť štátnych archívov“, „Časť A – Vyhodnotenie činnosti štátnych archívov za rok 2013“. 

Začiatkom roka 2013 bola naša spoločnosť HB Partners^® oslovená súkromnou spoločnosťou XY z Rimavskej Soboty, aby sme okrem iného odstránili všetky nedostatky vytknuté MV SR prostredníctvom štátneho archívu Banská Bystrica, pobočka Rimavská Sobota, zistené pri poslednej komplexnej kontrole. Na odstránenie vytknutých nedostatkov sme mali jeden mesiac, pričom rozsah opatrení udelených ŠA v RS a počet rokov, ktoré bolo potrebné spracovať, bol naozaj rozsiahly. Výsledkom našej odvedenej práce je nižšie uvedené hodnotenie MV SR.

Vyjadrenie MV SR :

V roku 2013 archív vykonal … a 1 následnú kontrolu nápravných opatrení uložených predchádzajúcou kontrolou v spoločnosti XY . Následnú kontrolu sme vykonali v s.r.o. z toho hľadiska, že pri určení zodpovednosti uložených opatrení z našej kontroly nám zaslali vykonané opatrenia … v spolupráci so spoločnosťou HB Partners, s.r.o., Banská Bystrica (ktorá ich metodicky riadi a usmerňuje). Pri následnej (fyzickej) kontrole vykonaných opatrení boli nami uložené opatrenia nadmieru splnené, čo sme vôbec nepredpokladali.

Tak k takémuto hodnoteniu našej práce, nám nadriadeným orgánom, naozaj niet čo dodať!

V prípade, že máte záujem o naše vyššie uvedené služby, neváhajte nás prosím kontaktovať a my si s Vami dohodneme nezáväzné osobné stretnutie,  na ktorom preberieme všetky aspekty nami poskytovanej služby, ako aj ceny za túto službu. 

Ak máte k vyššie uvedeným informáciám akékoľvek otázky, neváhajte nás prosím kontaktovať cez mobilné čísla, alebo  prostredníctvom e-mailovej adresy a my Vám radi na všetky Vaše otázky obratom odpovieme.

Váš tím HB Partners^®.